「あのファイルはどこだっけ？」をなくす、おすすめのファイル名の付け方

先日、以下の記事を書いた。

端的にまとめると「探し物をなくせば業務時間を年間150時間削減できる」という内容で、主に自分のデスク周辺の整理整頓をしようというものだが、今回はパソコン内のファイルを探す、確認する時間を削減するちょっとしたテクニック？について紹介する。

業務時間を年間150時間、削減できるかもしれない方法 - 早く帰りたい。

自分のパソコンの中のどこに何のファイルが入っているかは自分がよく知っている。

みなさんもそう思ってるはずだ。しかし、自分の業務を振り返ってみると、思いのほかお目当てのファイルを探している時間が少なくないのではないだろうか。

「●●社の見積もりのフォーマットはどこだっけ？」

「3か月前の社内の進捗報告書、どのファイルだっけ？」

など、みなさんも思い当たる節があるのではないだろうか。

自分がよく知っているはずのファイル管理が、実はちゃんとできているようで全然できていないという心当たりのある人も少なくないはずだ。

こういう問題が起こってしまう原因の一つに、「ファイル名の付け方」が考えられる。今一度、自分のパソコンのファイルの命名の仕方を確認してもらいたい。目的のファイルがどこにあるのか分からなくなりがちな人のファイル名は、結構な頻度で「命名規則がバラバラ」ではないだろうか？

そこで、今回は私がファイル管理を楽にするための命名規則をご紹介する。

その前にまず、だめな例をみてみる。下の画像がそうだ。

これは実際、私が異動した同僚から引き継いだパソコンのフォルダに入っていたファイルだ（社名等は伏字にした）。どうだろう？パッと見て何が何だかわからない。引き継いだ直後はこんな状態で、私もことあるごとに頭を抱える羽目になってしまった。

まず、この一覧を見て、各ファイルの中身が何なのかわかりづらい。そして、年号が西暦だったり元号だったり、統一されていないうえに「4月度」としか書いていないものなど、何年の4月だよ？！と思ってしまう。さらに「25年度予算-コピー」「25年度予算」の2種類は何が違うのだろう？両方必要なの？「プレゼン」って何のプレゼンだよ！開かないとわからない「新しいフォルダー」って…。ファイルの更新日時でソートすればある程度いつ作成されたか程度はわかるが、何かの拍子に上書き保存したものもあって、時系列がまったくもって理解不能だった。

とにかくひどかった。いちいちファイルを何個も開いて中身を確認しないといけないので、時間がかかる。こういうファイル名の付け方は、自分が困るだけでなく引き継ぎ等の際、後任にも多大な負担をかけることをもっと考えるべきだ。

そこで、今回の本題。

私が使っているファイル名の管理方法は以下の通りだ。

実に単純なことだが、ファイル名の冒頭に作成日（もしくは取引先に提出した日）をyymmddの形でつける。そのあとに「どこのだれに」「どういった内容の」「何関係の」ファイルかを簡潔に明記する。

ただこれだけで、ファイル管理が驚くほど楽になる。先ほどのめちゃくちゃだったフォルダ内を、この命名規則に従って（あと、いらんファイルは削除して）整理してみたのが以下の通り。

どうだろう？初めて見た人も作成の時系列やファイルの中身がなんとなく、簡単に把握することができるようになった。フォルダにもファイル名と同じ入力規則で命名しているのでファイル名でソート（並び替え）したとき、時系列が把握しやすい。格段に見やすく、探しやすくなったと思う。

「いつ作成(提出)した、誰宛のどんな内容のファイルか」がパッと見てわかるようになれば、驚くほど早く目的のファイルを見つけ出すことができるし、他人が見ても把握しやすい規則正しいファイル名であるため、引き継ぎなどがよりスムーズに行える。

ここで何点か補足。

まず、yymmddの後のファイル名は別に西暦だろうが元号だろうが何もつけなかろうがあまり意味はない。冒頭のyymmddでだいたい把握できるからだ。取引先から送られてきた見積書の書式の名称は極力いじらず、ファイル名の最初にyymmddを付与するだけのほうが手間もかからないし。

また、いつも使うフォーマットなどは逆にyymmddを入れずに●や■などの記号を使うという手がある。これをファイル名の頭につければ、ファイル名でソートしたときに必ず上に表示されるうえに、記号なので見つけやすい。

また、今回は例を挙げないが、フォルダ分けは極力少なくすべきだ。あまりフォルダをたくさん作ってしまうと、いちいちフォルダを開けないと中身が把握しにくくなり、ファイルを探す手間が増えてしまうからだ。自分が把握できる最小のフォルダ構成にした方がyymmddの効果も発揮しやすい。

このように、特にパソコンでの書類作成が必要な人は、ファイル名の入力規則にもある程度気を使うことをお勧めする。忙しいからと言って適当なファイル名を付けてしまうと、後になって目的のファイルが見つからず、探すのに時間がかかってしまったり、最悪作り直す羽目になったりと、無駄な作業が増えることは間違いない。

ほんのちょっとの手間で後々効果を発揮するファイル名管理、最初は億劫に思うかもしれないが、あとできっと役に立つはずだ。

たかがファイル名、されどファイル名。