上司への報告のタイミング次第で、業務時間を大幅短縮！

一人で抱え込んでしまったがための悲劇

上司に仕事を任されたとき、新しい企画提案を作るとき。責任感だけはいっちょ前で、意気込んでとりかかった挙句、自分で抱え込んでしまってドツボにはまる。いますよね、こんな人。はい、私です。

難しく考えすぎたが為に企画の根本から的外れな考え方をしてしまい、せっかく膨大な時間を費やして作っても全部やり直す羽目に・・・なんて経験された方も多いのではないでしょうか。私はしょっちゅうです。

これまでに費やしてきた時間も努力もすべて無駄。こんなことになる前にさっさと上司なり先輩なりに相談していればよかったのですが、それができずに苦しんでいる方もきっといるはずです。

そんな私が最近心がけており、効果のあった方法をご紹介します。

上司と打ち合わせをするタイミングをあらかじめ決めておく

その方法とは、仕事を受けた段階で打ち合わせをするタイミングをあらかじめ決めておく、というものです。行き詰ってから打ち合わせをするのではなく、あくまで大まかな予定を最初に立ててしまうのです。

新しい企画を立ち上げる場合を例にとって説明します。

まず、その企画の大まかな骨子を考えます。次に、大雑把にその企画の内容をまとめてしまいます。ここまで一気に進めてしまったら、この段階でさっさと上司に打ち合わせの約束を取り付けます。この最初の打合せが、実は最も重要なのです。

まず初めに企画の根っこの部分を決めてしまい、早々に上司に報告するため、企画を組み立てるうえでの方向性に間違いがないかをきちんと確認しておくのです。これをしないで企画を細部まで時間をかけて作り上げるのは絶対に避けるべきです。万が一、この企画の根っこの部分の方向性を見誤ってしまっていた場合、その後すべての作業が無駄に終わるからです。しかし、初期の段階で確認作業をすれば、その分ダメージも少なく、修正も容易です。方向性だけでなく大まかな内容まで作ってしまうのは、企画の概要（と自分の考え方）をある程度しっかりと認識してもらうためです。

企画の根っこを確認する以外の、もう一つの重要な意味

この1度目の打合せを早期に行うのには、企画の方向性の確認だけでなく、実はもう一つ、重要な意味があるのです。それは、上司に「ちゃんとやってるぜ！」とアピールすることです。上司としても、仕事を頼んだはいいが何も連絡がない、もしくは確認しても「今やってます」だけだと、本当にちゃんと進んでいるのか心配になってしまいます。そのため、ついつい進捗を確認したくて声をかけてきます。

そう、上司の手が空いているときに。。。

それも、自分がほかの仕事でいっぱいいっぱいになっているときに限って！

なんなんでしょうね、アレ。

イレギュラーな打合せだからロクに説明もできない、資料も不十分。上司憤慨。

そうなるともう大変。たいていの場合、自分の考えていたスケジュール通りに事は進まなくなります。結果、すべての仕事に影響が出て無駄な作業が増え、残業時間も増える一方です。

2度目の打合せは、いつ？

1度目の打合せが済み、方向性が固まったらその場で2度目の打合せ時期を上司に取り付けてしまいましょう。

「次はここまでやったら報告します。来週頭を目途に、再度お時間を下さい。」

ここまで言えればしめたもの。上司を心配させることも、イレギュラーな声掛けも圧倒的に少なくなります。自分としても全体の方向性も決まっているので、無駄な心配をせずに仕事を進めることができます。2度目以降の打合せは、前回の打合せで決定した内容を細かく落とし込んだ段階でその都度、確認と軌道修正のために実施していけばいいでしょう。

最後に

自分ひとりで仕事を進めることは、努力しているつもりでも結構非効率的なことなんだなとつくづく思います。上司に相談することは他力本願なようで好ましくない、と思う人もいるでしょうが、とんでもない。仕事を合理的に進めるために上司を使うこともまた仕事の一つのテクニックなのだと思います。他人に迷惑をかけたくないと思って相談しないことが、実は最も会社に迷惑をかけてしまうことに繋がる可能性大なのです。

以上のように、適切なタイミングで打ち合わせを実施すれば、大幅な手直しをくらって時間を無駄にすることもなくなり、自分のスケジュールを守ったうえで滞りなく業務を進めていくことができるはずです。

他の仕事中に資料を出せだの報告しろだの、結構鬱陶しいですもんねぇ。

今回は、自分に言い聞かせるつもりで書いてみました。