「あのファイルはどこだっけ？」をなくす、おすすめのファイル名の付け方
先日、以下の記事を書いた。
端的にまとめると「探し物をなくせば業務時間を年間150時間削減できる」という内容で、主に自分のデスク周辺の整理整頓をしようというものだが、今回はパソコン内のファイルを探す、確認する時間を削減するちょっとしたテクニック？について紹介する。
業務時間を年間150時間、削減できるかもしれない方法 - 早く帰りたい。
自分のパソコンの中のどこに何のファイルが入っているかは自分がよく知っている。
みなさんもそう思ってるはずだ。しかし、自分の業務を振り返ってみると、思いのほかお目当てのファイルを探している時間が少なくないのではないだろうか。
「●●社の見積もりのフォーマットはどこだっけ？」
「3か月前の社内の進捗報告書、どのファイルだっけ？」
など、みなさんも思い当たる節があるのではないだろうか。
自分がよく知っているはずのファイル管理が、実はちゃんとできているようで全然できていないという心当たりのある人も少なくないはずだ。
こういう問題が起こってしまう原因の一つに、「ファイル名の付け方」が考えられる。今一度、自分のパソコンのファイルの命名の仕方を確認してもらいたい。目的のファイルがどこにあるのか分からなくなりがちな人のファイル名は、結構な頻度で「命名規則がバラバラ」ではないだろうか？
そこで、今回は私がファイル管理を楽にするための命名規則をご紹介する。
その前にまず、だめな例をみてみる。下の画像がそうだ。
これは実際、私が異動した同僚から引き継いだパソコンのフォルダに入っていたファイルだ（社名等は伏字にした）。どうだろう？パッと見て何が何だかわからない。引き継いだ直後はこんな状態で、私もことあるごとに頭を抱える羽目になってしまった。
まず、この一覧を見て、各ファイルの中身が何なのかわかりづらい。そして、年号が西暦だったり元号だったり、統一されていないうえに「4月度」としか書いていないものなど、何年の4月だよ？！と思ってしまう。さらに「25年度予算-コピー」「25年度予算」の2種類は何が違うのだろう？両方必要なの？「プレゼン」って何のプレゼンだよ！開かないとわからない「新しいフォルダー」って…。ファイルの更新日時でソートすればある程度いつ作成されたか程度はわかるが、何かの拍子に上書き保存したものもあって、時系列がまったくもって理解不能だった。
とにかくひどかった。いちいちファイルを何個も開いて中身を確認しないといけないので、時間がかかる。こういうファイル名の付け方は、自分が困るだけでなく引き継ぎ等の際、後任にも多大な負担をかけることをもっと考えるべきだ。
そこで、今回の本題。
私が使っているファイル名の管理方法は以下の通りだ。
実に単純なことだが、ファイル名の冒頭に作成日（もしくは取引先に提出した日）をyymmddの形でつける。そのあとに「どこのだれに」「どういった内容の」「何関係の」ファイルかを簡潔に明記する。
ただこれだけで、ファイル管理が驚くほど楽になる。先ほどのめちゃくちゃだったフォルダ内を、この命名規則に従って（あと、いらんファイルは削除して）整理してみたのが以下の通り。
どうだろう？初めて見た人も作成の時系列やファイルの中身がなんとなく、簡単に把握することができるようになった。フォルダにもファイル名と同じ入力規則で命名しているのでファイル名でソート（並び替え）したとき、時系列が把握しやすい。格段に見やすく、探しやすくなったと思う。
「いつ作成(提出)した、誰宛のどんな内容のファイルか」がパッと見てわかるようになれば、驚くほど早く目的のファイルを見つけ出すことができるし、他人が見ても把握しやすい規則正しいファイル名であるため、引き継ぎなどがよりスムーズに行える。
ここで何点か補足。
まず、yymmddの後のファイル名は別に西暦だろうが元号だろうが何もつけなかろうがあまり意味はない。冒頭のyymmddでだいたい把握できるからだ。取引先から送られてきた見積書の書式の名称は極力いじらず、ファイル名の最初にyymmddを付与するだけのほうが手間もかからないし。
また、いつも使うフォーマットなどは逆にyymmddを入れずに●や■などの記号を使うという手がある。これをファイル名の頭につければ、ファイル名でソートしたときに必ず上に表示されるうえに、記号なので見つけやすい。
また、今回は例を挙げないが、フォルダ分けは極力少なくすべきだ。あまりフォルダをたくさん作ってしまうと、いちいちフォルダを開けないと中身が把握しにくくなり、ファイルを探す手間が増えてしまうからだ。自分が把握できる最小のフォルダ構成にした方がyymmddの効果も発揮しやすい。
このように、特にパソコンでの書類作成が必要な人は、ファイル名の入力規則にもある程度気を使うことをお勧めする。忙しいからと言って適当なファイル名を付けてしまうと、後になって目的のファイルが見つからず、探すのに時間がかかってしまったり、最悪作り直す羽目になったりと、無駄な作業が増えることは間違いない。
ほんのちょっとの手間で後々効果を発揮するファイル名管理、最初は億劫に思うかもしれないが、あとできっと役に立つはずだ。
たかがファイル名、されどファイル名。
機密性が高く、使い回しじゃなくても忘れにくいパスワードのアイデア考えた
サービスの分だけパスワードを用意できるか
最近パスワードの使いまわしが原因で、LINEやFacebookの乗っ取りが話題になっており、以前にもましてネットセキュリティの管理が重要になって来ているように思う。
理想としてはwebサービスのアカウントごとに異なるパスワードを設定したいが、様々なサービスを利用している人間にとってサービスごとにパスワードを用意するのは大変なうえに、いちいち覚えてられないのではないだろうか。
推測されにくいパスワードとは
パソコン等を用いてパスワードを解析する方法をwikipediaで見てみると、次の３つに分けられるらしい。
- 類推攻撃
- 辞書攻撃
- 総当たり攻撃
簡単に説明すると、類推攻撃とは、氏名や誕生日、電話番号や住所など、ターゲットの個人情報から推測される語句を用いてパスワードを解析する方法。
辞書攻撃とは、その名の通り辞書に載っている言葉だけ、もしくは末尾に数字を足したようなものを中心に解析する方法らしい。
総当たり攻撃とは、文字列の組み合わせを全部試すという力技。解析にかかる時間は使用するコンピューターの性能によるとか。（参照：パスワードクラック - Wikipedia）
以上のことから、他人から攻撃を受けにくいパスワードとは、個人情報を含まず、辞書に載っているような単語を使わず、可能な限り長い英数字混合のパスワード、ということになる。しかもそれをwebサービスの数だけ用意しなきゃいけないんだから、そりゃみんな使い回しするわな。
「好きな英文」を意味不明化する
そこで今回提案するのが、好きな英文、ベル打ち暗号４桁、そしてサービス名を組みわせたパスワード。おいおい、いきなり辞書攻撃に引っかかりまくりの英文て、と思うかもしれないが、少しひねる。
たとえば、僕のはてなIDは「iwghasap」で、一見意味のなさそうな文字列だが、これは
I Wanna Go Home As Soon As Possible（早く家に帰りたい）
の単語の頭文字をつなげたものだ。この要領で、自分で気に入った英文の頭文字を拾っていけば、「意味があって意味がない」文字列が完成するわけだ。
ベル打ちで意味不明な４桁の数字を生成する
次に、ベル打ち暗号４桁について説明する。年配の方は昔ポケベルというものがあって、数字の組み合わせでひらがなと数字を作っていたのを覚えているだろうか？
ベル打ちの数字については説明するよりも、下の表を見ればわかりやすいだろう
例えば「やまもと」の場合、ベル打ちすると「81717545」となる。
このままだと本名を数字に打ちかえただけなので、個人情報丸出しといった感じがしないでもない。そこで、これを４桁程度の数字暗号にしてしまおう。やり方はいくつかあるが、シンプルな方法として「ピラミッド算」を使って桁数を減らしてみる。
ベル打ち＋逆ピラミッド算で暗証番号生成
先ほど例で出した「やまもと」から、逆ピラミッド算を使って４桁の数字を生成してみよう。逆ピラミッド算の説明については下記を参照していただきたい。
私は実際この方式で、ある単語から生成した４桁の数字を暗証番号などに使っている。仮に数字を忘れてしまっても、短い単語から生成した数字ならその場で逆ピラミッド算で確認することも十分に可能だ。
最後にサービス名を付けて使い回し防止
ここまでで、「iwghasap5870」という「意味不明な文字列＋意味不明な数字」のパスワードが生成できた。しかし、出来上がったパスワードは１種類なので、これを様々なWEBサービスに使いまわしては意味がない。
そこで最後にサービス名をパスワードの末尾に記載して、そのWEBサービス専用のパスワードにしてしまおう。
例えば、amazonのアカウント用パスワードであれば、末尾に「az」、EverNoteのアカウント用であれば「en」など、2文字程度の略語にして付加してしまえばいい。
先ほどの例であればamazonのパスワードは「iwghasap5870az」となり、個人情報も単語も使わずに適度に長く、しかも英数字を混ぜたパスワードを生成することができた。
あとは末尾のサービス名を自分の中で決めた法則性で略したものを付加すれば、破られにくく、使い回ししなくても忘れにくいパスワードになると思う。
これだって完璧じゃない
だがこれももちろん完璧ではなく、どこか１か所からでもパスワードが漏れてしまった場合、末尾のサービス名の略字の法則性に気づかれてしまい他のサービスでもパスワード攻撃を受ける可能性がある。英文字＋数字＋サービス略字の順番を入れ替えるなどして、さらにパスワード攻撃の危険性を下げる努力を各個人でしていく必要がある。
業務時間を年間150時間、削減できるかもしれない方法
モチベーションが上がらない季節
毎日暑い。こう暑いとどうもだらけてしまい、日中仕事に対するモチベーションもダダ下がりになってしまう。やるべきことはたくさんあるのに、どうにも手につかない。外回り中なら喫茶店かどこかで気分転換を図ったり営業車内で仮眠もとれるが、事務所で仕事をしている場合はそうもいかない。そんな時、僕は自分の机の片づけをすることにしている。机の上に平積みになっている書類とか、とりあえず机の中に突っ込んだ見積もりの束などを「いかにも仕事をしているように」見せながら、どんどん整理していく。
年間150時間の無駄
一説によると、平均的なビジネスマンは年間150時間のもの時間を探し物に費やしているという。
参考：ロケットニュース http://rocketnews24.com/2012/03/26/195529/
1日の勤務時間を8時間、年間勤務日数を240日とすると年間の勤務時間は1920時間。
そのうち150時間なので、年間の勤務時間の7.8％を探し物に費やしていることになる。
なんとまあ無駄な時間の多いことだろう。探し物をしている間は何の利益も生まないというのに。この時間を削るだけでその分早く帰れたり、もっと意義のある仕事に時間を使えるようになる。
そこで話は机の整理に戻る。日中襲ってくる「やる気の出ない時間」は、得意先への見積書を作ったり、企画書を作ったり、とにかく頭を使う仕事に対して全くやる気が起きない状態を指す。どうにも頭の回転が鈍くなり、考えるのがめんどくさくなって仕事が手につかない。その点、机の片づけ程度ならそれほど頭を使わなくてもわりとサクサクできるもんだ。
気分転換に喫煙室でダラダラたばこを吸ったり、仕事をするふりをしてネットを見るような「無駄な気分転換」に終わらないのがこの片づけ作業のいいところだ。片づけをすることで前述の「探し物の150時間」を削ることができる。机の上もきれいになり、作業スペースが増えることで仕事の能率も上がるし、すっきりすることで気分転換にもなる。いらない資料は廃棄し、必要なものは適切な場所に保管する。インクが切れているペンなんかさっさと捨ててしまおう。毎度毎度電話を取りながらインクの出ないペンにあたふたすることもなくなる。もしかしたら作り直さなきゃいけないと思っていた、なくしたと思っていた資料が見つかるかもしれない。これも時間短縮につながる。
たかが片づけ、されど片づけ
これを読んで「なんだ片づけかよ」と思う人もいるかもしれない。そう思うなら実際やってみてほしい。まず少なからず気分がすっきりするのを実感できると思う。大量の書類を机のそこかしこに並べてガリガリ仕事をしていればデキる人に見えると思ったら大間違いだ。いつもせかせかと動いているけど、それって実は探し物ばっかりしてるからそう見えるんじゃないかい？
実際、うちの会社でも仕事ができる人はだいたい机の上が整理されている。上だけではない。机の中まですっきり片付いている人がとても多い。自分の会社内で仕事ができる人の机を改めて見てみて欲しい。おそらく机の上がきれいに片付いている人が見つかるはずだ。
もちろん、物を減らせばいいというものではない。不要なものだけを捨て、必要なものを最適な場所に配置することが大事なのだ。机の上がごちゃごちゃなのに「どこに何があるか俺だけがわかってるからいいんだよ！」なんて、部屋を片付けられない中学生みたいな言い訳はやめよう。
机の片づけは身も心もリフレッシュ
最後にまとめる。机の整理とは頭をすっきりさせるリフレッシュ効果と、年間150時間もの無駄な時間を削減できる効果を併せ持つ、まさに一石二鳥な方法だ。ただし、冒頭でも述べたように、実行するときはあくまで「あたかも仕事をしているかのように」が肝心だ。あんまりおおっぴらに片付けばかりしていると、上司に小言を言われて更にモチベーションを下げてしまう可能性があるからだ。
そして、あまりにモチベーションが上がらないからと言って、片づけばかりしたりしないように注意が必要だ。
机の上もまっさら、仕事内容もまっさらでは何の意味もないのだから。
以上、ブログ4記事目にして早くも文体が定まらないテンヤンでした。
上司への報告のタイミング次第で、業務時間を大幅短縮！
一人で抱え込んでしまったがための悲劇
上司に仕事を任されたとき、新しい企画提案を作るとき。責任感だけはいっちょ前で、意気込んでとりかかった挙句、自分で抱え込んでしまってドツボにはまる。いますよね、こんな人。はい、私です。
難しく考えすぎたが為に企画の根本から的外れな考え方をしてしまい、せっかく膨大な時間を費やして作っても全部やり直す羽目に・・・なんて経験された方も多いのではないでしょうか。私はしょっちゅうです。
これまでに費やしてきた時間も努力もすべて無駄。こんなことになる前にさっさと上司なり先輩なりに相談していればよかったのですが、それができずに苦しんでいる方もきっといるはずです。
そんな私が最近心がけており、効果のあった方法をご紹介します。
上司と打ち合わせをするタイミングをあらかじめ決めておく
その方法とは、仕事を受けた段階で打ち合わせをするタイミングをあらかじめ決めておく、というものです。行き詰ってから打ち合わせをするのではなく、あくまで大まかな予定を最初に立ててしまうのです。
新しい企画を立ち上げる場合を例にとって説明します。
まず、その企画の大まかな骨子を考えます。次に、大雑把にその企画の内容をまとめてしまいます。ここまで一気に進めてしまったら、この段階でさっさと上司に打ち合わせの約束を取り付けます。この最初の打合せが、実は最も重要なのです。
まず初めに企画の根っこの部分を決めてしまい、早々に上司に報告するため、企画を組み立てるうえでの方向性に間違いがないかをきちんと確認しておくのです。これをしないで企画を細部まで時間をかけて作り上げるのは絶対に避けるべきです。万が一、この企画の根っこの部分の方向性を見誤ってしまっていた場合、その後すべての作業が無駄に終わるからです。しかし、初期の段階で確認作業をすれば、その分ダメージも少なく、修正も容易です。方向性だけでなく大まかな内容まで作ってしまうのは、企画の概要（と自分の考え方）をある程度しっかりと認識してもらうためです。
企画の根っこを確認する以外の、もう一つの重要な意味
この1度目の打合せを早期に行うのには、企画の方向性の確認だけでなく、実はもう一つ、重要な意味があるのです。それは、上司に「ちゃんとやってるぜ！」とアピールすることです。上司としても、仕事を頼んだはいいが何も連絡がない、もしくは確認しても「今やってます」だけだと、本当にちゃんと進んでいるのか心配になってしまいます。そのため、ついつい進捗を確認したくて声をかけてきます。
そう、上司の手が空いているときに。。。
それも、自分がほかの仕事でいっぱいいっぱいになっているときに限って！
なんなんでしょうね、アレ。
イレギュラーな打合せだからロクに説明もできない、資料も不十分。上司憤慨。
そうなるともう大変。たいていの場合、自分の考えていたスケジュール通りに事は進まなくなります。結果、すべての仕事に影響が出て無駄な作業が増え、残業時間も増える一方です。
2度目の打合せは、いつ？
1度目の打合せが済み、方向性が固まったらその場で2度目の打合せ時期を上司に取り付けてしまいましょう。
「次はここまでやったら報告します。来週頭を目途に、再度お時間を下さい。」
ここまで言えればしめたもの。上司を心配させることも、イレギュラーな声掛けも圧倒的に少なくなります。自分としても全体の方向性も決まっているので、無駄な心配をせずに仕事を進めることができます。2度目以降の打合せは、前回の打合せで決定した内容を細かく落とし込んだ段階でその都度、確認と軌道修正のために実施していけばいいでしょう。
最後に
自分ひとりで仕事を進めることは、努力しているつもりでも結構非効率的なことなんだなとつくづく思います。上司に相談することは他力本願なようで好ましくない、と思う人もいるでしょうが、とんでもない。仕事を合理的に進めるために上司を使うこともまた仕事の一つのテクニックなのだと思います。他人に迷惑をかけたくないと思って相談しないことが、実は最も会社に迷惑をかけてしまうことに繋がる可能性大なのです。
以上のように、適切なタイミングで打ち合わせを実施すれば、大幅な手直しをくらって時間を無駄にすることもなくなり、自分のスケジュールを守ったうえで滞りなく業務を進めていくことができるはずです。
他の仕事中に資料を出せだの報告しろだの、結構鬱陶しいですもんねぇ。
今回は、自分に言い聞かせるつもりで書いてみました。
事務作業の短縮に必須！ おすすめ無料ブラインドタッチの練習サイト
事務作業の短縮には絶対必要な「ブラインドタッチ」
営業職といえば外回り、というイメージが多いですが、実は事務所内でパソコンを使った業務も少なくありません。
見積もりや企画書・提案書の作成、顧客からのメール対応、経費の処理、日報・週報などなど…。
パソコンを使った作業で切っても切れないのがキーボードを使った文字入力作業。
昔に比べてパソコンは身近な日用品になっているため、手元のキーボードを見ることなく文字入力ができる、いわゆる「ブラインドタッチ」はある程度できて当たり前になってきているようです。
がしかし最近、以前ならパソコンのライトユーザーといわれていた人たちがスマートフォンやタブレットに移行しているらしく、若手の社員の中にもブラインドタッチができないという人がちらほら見受けられます。
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